Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Là Gì? 3 Mẹo Nâng Tầm Khả Năng Tổ Chức Công Việc Bạn Cần Biết

Bạn đang xem: Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Là Gì? 3 Mẹo Nâng Tầm Khả Năng Tổ Chức Công Việc Bạn Cần Biết tại TRƯỜNG THCS TT PHÚ XUYÊN

Mỗi ngày, chúng ta đều có những kế hoạch lớn đang được ấp ủ với hàng tá nhiệm vụ lớn nhỏ đang chờ giải quyết.

Giữa guồng quay tất bật đó, làm thế nào để cân bằng cuộc sống mà vẫn đảm bảo công việc, kế hoạch được thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn?

Câu trả lời chính là: Lập kế hoạch.

Và tất nhiên, lập kế hoạch cũng cần có kỹ năng. Vậy thì hôm nay hãy cùng TRƯỜNG THCS TT PHÚ XUYÊN Việt Nam học kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả nhé! Kỹ năng này, mặc dù có vẻ đơn giản, nhưng thực sự tuyệt vời!

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng của một người dựa trên mục tiêu đã định trước để đề ra chiến lược, phương pháp và quy trình nhằm thực hiện mục tiêu đó trong một thời gian nhất định. Kỹ năng này sẽ vạch ra một con đường cụ thể – ngắn hạn hay dài hạn trước khi bắt tay vào thực hiện.

Kỹ năng lập kế hoạch chung sẽ được thể hiện qua các khả năng sau:

• Xác định rõ ràng mục tiêu và thời hạn.
• Đề ra các chiến lược và phương pháp khả thi để đạt được mục tiêu.
• Sắp xếp các hành động theo quy trình từng bước để đạt được mục tiêu đúng hạn.

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức là một kỹ năng cần thiết cho cuộc sống và công việc

Lợi ích của việc có kỹ năng lập kế hoạch

ưu tiên nhiệm vụ

Kỹ năng này sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng việc nào nên làm trước, việc nào nên làm sau. Như vậy, bạn vừa có thể đảm bảo hoàn thành mục tiêu lớn nhất, vừa không bỏ qua những công việc phát sinh hàng ngày.

Sắp xếp công việc gọn gàng, khoa học, tránh chồng chéo

Công việc trùng lặp là khởi đầu của sự mất phương hướng và lãng phí nguồn lực. Sắp xếp công việc ngăn nắp, khoa học sẽ giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc

Các nhiệm vụ và mục tiêu chính sẽ luôn được đặt trong lịch trình chung và được theo dõi trong suốt quá trình làm việc. Điều này giúp tránh bỏ sót hoặc chậm trễ ảnh hưởng đến mục tiêu chính.

Lợi ích của việc có kỹ năng lập kế hoạch công việc

Sử dụng hiệu quả các nguồn lực

Tận dụng các nguồn lực sẽ giúp bạn tránh được sự trùng lặp và lãng phí không cần thiết. Khi các nhiệm vụ được liệt kê và sắp xếp một cách khoa học, việc phân bổ nguồn lực trở nên dễ dàng và hiệu quả.

Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc mà còn tăng hiệu quả công việc.

Tích cực phát triển bản thân

Bạn sẽ làm chủ công việc của chính mình trong các khía cạnh sau:

• Nó đang phát triển theo hướng nào?
• Bạn cần đạt được điều gì trong thời gian sắp tới?

Hơn nữa, lập kế hoạch đòi hỏi bạn phải luôn xem xét điểm mạnh và điểm yếu của mình. Từ đó, bạn có thể phát triển bản thân một cách toàn diện.

Quản lý thời gian và rủi ro hiệu quả

Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp bạn không rơi vào cái bẫy trì hoãn mà còn giúp bạn phân bổ đủ thời gian. Điều này sẽ hạn chế sự chậm trễ khi xuất hiện những rủi ro không mong muốn.

Có động lực để đạt được mục tiêu của bạn

Kỹ năng lập kế hoạch công việc tốt sẽ trở thành động lực để đạt được mục tiêu đã đề ra. Bạn sẽ thấy rằng những gì bạn đang làm sẽ đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu của mình mỗi ngày.

Vì chỉ cần hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ trong kế hoạch là bạn đã hoàn thành một phân đoạn. Và đó sẽ là động lực trực tiếp nhất trong suốt hành trình đạt được mục tiêu lớn.

Cải thiện sự tương tác và đoàn kết trong nhóm

Trong môi trường làm việc nhóm, kỹ năng lập kế hoạch làm việc sẽ giúp:

• Tăng kết nối của bạn
• Tăng tính tương tác trong quá trình làm việc
• Tăng tính đoàn kết của nhóm

Lập kế hoạch giúp mọi người biết vị trí và vai trò của họ trong bức tranh toàn cảnh. Điều đó giúp họ có trách nhiệm hơn, tăng tình đoàn kết với các thành viên khác trong toàn thể.

Các bước chi tiết để lập kế hoạch hiệu quả

Lập kế hoạch theo ngày/tuần/tháng/năm

Việc lập kế hoạch sẽ đạt hiệu quả cao khi cụ thể hóa các công việc chi tiết và phân bổ thời gian theo các mốc nhỏ.

Khi lập kế hoạch dài hạn, bạn nên sử dụng kỹ năng lập kế hoạch để có thể lập kế hoạch tổng thể theo năm/tháng và cả kế hoạch chia nhỏ theo tuần/ngày.

Với nó, bạn có thể đảm bảo kế hoạch của bạn hoặc nhân viên của bạn luôn đúng thời hạn.

Xác định mục tiêu

Một người có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả phải là:

• Đặt mục tiêu rõ ràng và chính xác.
• Biết cách chia nhỏ mục tiêu thành những mục tiêu nhỏ ngắn hạn.
• Hiểu rõ điều kiện cần và đủ để đạt được mục tiêu.

Bạn có thể tham khảo mô hình SMART để dễ dàng xác định mục tiêu hơn.

• Cụ thể – Mục tiêu phải rõ ràng và cụ thể
• Đo lường được – Mục tiêu phải đo lường được
• Attainable – Mục tiêu có thể đạt được, có thể đạt được
• Liên quan đến
• Dựa trên thời gian – Có thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu

Tham khảo mô hình SMART trước khi bắt đầu lập kế hoạch

Lập danh sách việc cần làm

Khi bạn đã xác định và chia nhỏ các mục tiêu của mình, hãy chia chúng thành các danh sách việc cần làm cụ thể. Tiếp theo, bạn phân tích các nhiệm vụ và ghi chú về thời gian, điều kiện và cách thực hiện chúng.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và thời gian

Từ danh sách trên, bạn hãy dựa vào những lưu ý để sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hợp lý và khoa học. Sau đó, bạn đặt lịch trình và viết tất cả chúng lên bảng lịch trình.

Phân bổ nguồn nhân lực

Khi bạn biết mình cần làm gì và làm như thế nào, kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ tiếp tục thể hiện trong việc phân bổ nguồn lực của bạn.

Trước tiên, bạn nên bắt đầu bằng cách hiểu tài nguyên của mình có những gì.

• Nếu bạn là cá nhân, hãy trả lời câu hỏi bạn có bao nhiêu và bao nhiêu.
• Nếu bạn là một doanh nghiệp hay tập đoàn, bạn cần trả lời câu hỏi doanh nghiệp của bạn có gì, bao nhiêu và ai có.

Lưu ý: Bạn không chỉ nắm các con số mà còn phải hiểu đặc điểm của từng phần tài nguyên của mình.

Cuối cùng, dựa trên sự hiểu biết này, hãy phân bổ hợp lý, tiết kiệm, đúng mục đích.

Hướng dẫn bạn cách phân bổ nguồn lực hợp lý

Tập trung thực hiện kế hoạch

Kế hoạch được hoàn thành và đưa vào hành động. Và đừng nghĩ rằng ở đây kỹ năng lập kế hoạch sẽ không có chỗ để thể hiện.

Vì ngay trong quá trình thực hiện, bạn luôn cần giám sát kế hoạch, đảm bảo việc thực hiện kế hoạch cũng như xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Linh hoạt ứng biến trong khi thực hiện kế hoạch

Kế hoạch là để làm theo. Nhưng như bạn có thể đã biết, hầu như không bao giờ một kế hoạch được thực hiện chính xác như dự kiến ​​ban đầu.

Sự tính toán của con người là có hạn. Và những yếu tố khách quan bất ngờ cũng như sự thay đổi của yếu tố chủ quan đòi hỏi bạn phải có sự linh hoạt để điều chỉnh kịp thời.

Đừng lo lắng, linh hoạt là một trong những kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả.

Kiểm tra đánh giá năng lực sau mỗi tuần

Thử nghiệm sẽ cho bạn biết rằng:

• Tôi đang làm việc ở đâu?
• Bạn có đang đi đúng hướng với kế hoạch không?
• Có bất kỳ vấn đề đang xảy ra?

Đừng quên đánh giá hiệu suất của bạn mỗi tuần. Vì bước này sẽ giúp bạn duy trì động lực và xem xét lại những chỗ đã “lỗi thời” trong kế hoạch cần được điều chỉnh.

Điều đó không có nghĩa là kỹ năng lập kế hoạch của bạn là tồi. Nó có nghĩa là bạn đang không ngừng cải thiện và trở nên tốt hơn mỗi ngày!

Cải thiện kỹ năng lập kế hoạch với 5W 1H 2C 5M. người mẫu

Phương pháp 5W 1H 2C 5M không còn là phương pháp xa lạ trong các doanh nghiệp. Phương pháp này khá đơn giản, phù hợp để rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch cá nhân. Hãy trả lời những câu hỏi sau đây:

• Tại sao: Tại sao bạn lên kế hoạch này?

• What (To-Do List): Bạn cần làm những công việc cụ thể nào để đạt được mục tiêu này? Hãy liệt kê những công việc cụ thể để kế hoạch được chi tiết hơn.
• Where: Công việc trên sẽ được thực hiện ở đâu? Trang web có bất kỳ yêu cầu nào không?
• Khi nào: Bạn sẽ làm mỗi công việc trong bao lâu? Thời gian bắt đầu và kết thúc là gì?
• Who (Người chịu trách nhiệm): Ai sẽ phụ trách từng công việc trên? Nếu là bạn, bạn có cần ai giúp đỡ không?
• How: Bạn sẽ làm như thế nào, với công cụ và vật liệu gì?

• Kiểm soát: Bạn cần kiểm soát nội dung nào và bằng cách nào? Các tiêu chí đánh giá hiệu suất là gì?
• Kiểm tra: Bạn cần kiểm tra những gì, bao lâu một lần? Bạn cần chú ý những gì khi test và note lại cho người làm test nếu đây là kế hoạch làm việc nhóm.

3 Mẹo để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch công việc của bạn

Mọi người hãy đoàn kết hướng tới mục tiêu

Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả thường rõ ràng hơn trong quá trình lập kế hoạch nhóm. Tuy nhiên, một kế hoạch dù tốt đến đâu cũng trở nên vô nghĩa nếu mọi người không đồng lòng và cùng nhau thực hiện.

Do đó, điều cực kỳ quan trọng là kết nối các thành viên trong nhóm thông qua giao tiếp thẳng thắn, khéo léo.

Ưu tiên những việc quan trọng trước

Sắp xếp và tổ chức theo mức độ quan trọng của nhiệm vụ là yếu tố cốt lõi của việc lập kế hoạch.

Sự sắp xếp này đòi hỏi sự cân bằng giữa các kế hoạch cá nhân và nhóm, giữa mục tiêu chính và các dự phòng.

Lập kế hoạch rõ ràng trên sổ ghi chép hoặc phần mềm

Đừng chỉ phác thảo kế hoạch trong đầu. Sử dụng kỹ năng lập kế hoạch của bạn để phác thảo chúng trên giấy hoặc phần mềm.

Viết ra giấy sẽ giúp bạn không bị “lỡ” quên và giúp bạn có cái nhìn tổng quan về một kế hoạch. Hơn nữa, khi bạn thực sự viết nó ra, bạn sẽ đào sâu hơn vào các chi tiết của kế hoạch và phát hiện ra những vấn đề cần chỉnh sửa hoặc bổ sung.

Lên kế hoạch ra giấy để dễ dàng định hình lộ trình thực hiện

Những sai lầm thường gặp khi rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch

Kế hoạch không thực tế, không phù hợp với khả năng

Một kế hoạch tốt phải là một kế hoạch đủ thách thức để thúc đẩy sự phát triển cá nhân. Tuy nhiên, kế hoạch cũng phải trong tầm tay để không làm bạn và nhóm nản lòng.

Đừng để bản thân và đồng đội nản lòng khi không thể hoàn thành dù chỉ một phần của mục tiêu!

Đặt mục tiêu mơ hồ và không tập trung

Như đã lưu ý ở trên, một phần thiết yếu của việc lập kế hoạch là xác định các mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Nếu bạn gặp lỗi này, kế hoạch của bạn sẽ bị hủy hoại.

Quy hoạch quá chung chung

Kỹ năng lập kế hoạch thể hiện rất rõ trong việc cụ thể hóa các mục tiêu. Một kế hoạch chung chung sẽ chỉ khiến bạn bối rối mỗi khi nhìn vào nó.

Xem nhẹ quá trình và chỉ tập trung vào kết quả

Lập kế hoạch có hai yếu tố quan trọng giúp bạn đạt được mục tiêu đúng hạn và cải thiện bản thân. Đó là quá trình và kết quả.

Nếu bạn không quan tâm đến quá trình, bạn đã bỏ lỡ phần quan trọng và lâu dài nhất.

Không chuẩn bị phương án dự phòng

Lập kế hoạch dài hạn luôn đầy bất ngờ và rủi ro. Do đó, bạn cần chuẩn bị một số phương án dự phòng. Điều này sẽ không bao giờ là thừa.

Kết luận

Như vậy qua bài viết này, TRƯỜNG THCS TT PHÚ XUYÊN Việt Nam đã chia sẻ với các bạn khái niệm về kỹ năng lập kế hoạch, các bước lập kế hoạch và những sai lầm dễ mắc phải khi lập kế hoạch.

Thành công của ngày mai nằm trong sự chuẩn bị của ngày hôm nay. Bạn cần nắm vững kỹ năng lập kế hoạch để có thể tự thiết kế kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho dự án và công việc của mình!

Bạn thấy bài viết Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Là Gì? 3 Mẹo Nâng Tầm Khả Năng Tổ Chức Công Việc Bạn Cần Biết có khắc phục đươc vấn đề bạn tìm hiểu không?, nếu ko hãy comment góp ý thêm về Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Là Gì? 3 Mẹo Nâng Tầm Khả Năng Tổ Chức Công Việc Bạn Cần Biết bên dưới để TRƯỜNG THCS TT PHÚ XUYÊN có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho các bạn nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website của TRƯỜNG THCS TT PHÚ XUYÊN

Nhớ để nguồn bài viết này: Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Là Gì? 3 Mẹo Nâng Tầm Khả Năng Tổ Chức Công Việc Bạn Cần Biết của website thcsttphuxuyen.edu.vn

Chuyên mục: Hỏi đáp